Vous pouvez ajouter de nombreuses fonctionnalités supplémentaires aux documents Google Drive en insérant des modules complémentaires. Ces scripts ont été conçus par différents développeurs indépendants de Google. Les modules sont spécifiques au type de document : traitement de texte, tableur, formulaire ou diaporama. Ils sont accessibles depuis le menu Modules complémentaires d’un document Google Drive.

Nous détaillons dans ce tutoriel le module formLimiter qui permet de fermer automatiquement un formulaire Google Forms en fonction du nombre de réponses reçues ou à partir d’une date et heure définie. Ce module s’applique spécifiquement aux formulaires Google que nous avons évoqué dans un précédent tutoriel.

Installer le module formLimiter

Suite à la connexion à votre compte Google, accédez à Google Drive et créer un nouveau formulaire (Nouveau > Google Forms). Cliquez ensuite sur le menu Modules complémentaires > Télécharger des modules complémentaires.

Dans la nouvelle fenêtre, recherchez le module formLimiter depuis la zone de recherche ou cliquez directement sur le module si celui-ci est déjà proposé.

Vous obtenez alors le détail sur les fonctionnalités de ce module. Pour installer le module formLimiter, cliquez sur le bouton Gratuit.

Pour valider l’installation, Google vous informe dans une nouvelle fenêtre que le module doit disposer d’autorisations spécifiques. Cliquez sur J’accepte en bas de page.

Le module formLimiter est à présent ajouté. Il est accessible depuis le menu Modules complémentaires.

Fermer un formulaire Google à une date et heure précise

Nous allons à présent utiliser le module pour déterminer une date et heure de fin à notre formulaire. A partir des options définies, le formulaire ne sera plus accessible en ligne. Cliquez sur Modules complémentaires > formLimiter > Set limit.

Les options du module sont accessibles sur la droite de la fenêtre. Cliquez sur Select > Date and time.

Définissez enfin une date dans la zone on et une heure dans la zone at. Le format date / heure est en anglais, attention de bien sélectionner l’heure matin (AM) ou après-midi (PM). Vous pouvez indiquer un message une fois le formulaire fermé. En cochant la case ci-dessous, vous recevrez également un mail une fois le formulaire clos. Validez en cliquant sur le bouton Save and enable. Votre formulaire sera inaccessible à la date et heure déterminée.

Fermer un formulaire Google à partir d’un nombre maximum de réponses reçues

Il peut également être intéressant de stopper la diffusion d’un formulaire à partir d’un nombre maximum de réponses obtenues. Dans le module formLimiter, sélectionnez max number o form responses. Indiquer un nombre entier de réponses maximum souhaitées dans la zone when number of responses is greater than. Spécifiez également un message d’information une fois le formulaire clos et valider en cliquant sur le bouton Save and enable. Votre formulaire serait alors automatiquement indisponible une fois le nombre spécifié atteint.

Le module formLimiter s’avère très pratique pour toute personne souhaitant imposer des contraintes temporelles ou chiffrées à ses formulaires. A noter qu’il est également possible recevoir le contenu d’un formulaire Google par mail et notifier le répondant.