Nous continuons nos tutoriels sur les modules complémentaires à ajouter aux documents Google Drive. Nous détaillons ici l’utilisation du module FormMule – Email Merge Utility qui permet à l’administrateur d’un formulaire Google de recevoir un mail à chaque saisie d’un formulaire. Ce module permet également l’envoi d’un mail contenant les réponses aux personnes ayant rempli le formulaire. Ce module s’applique spécifiquement aux formulaires Google. Nous imaginons dans ce tutoriel que vous avez au préalable créer un formulaire Google ainsi que la feuille de calcul contenant les réponses.

Installer le module FormMule – Email Merge Utility

Connectez-vous à l’aide de votre compte Google et créez un nouveau formulaire (Nouveau > Google Forms). Accédez à la feuille de calcul contenant les réponses. Cliquez ensuite sur le menu Modules complémentaires > Télécharger des modules complémentaires.

Dans la nouvelle fenêtre, recherchez le module FormMule – Email Merge Utility depuis la zone de recherche ou cliquez directement sur le module si celui-ci est déjà proposé.

Cliquez sur Gratuit pour lancer l’installation du module.

Acceptez ensuite les autorisations requises pour l’utilisation du module avec votre compte Google en cliquant sur Autoriser.

Le module est à présent installé et accessible depuis le menu Modules complémentaires > FormMule – Email Merge Utility > Setup > Choose source data and set merge type. Un assistant permet de configurer le module étape par étape.

Choisir la feuille de calcul contenant les réponses à envoyer

La première étape consiste à sélectionnez la feuille de calcul recevant les réponses de formulaire dans la liste Select sheet, dans notre cas nous sélectionnons Réponses au formulaire 1.

Déterminer quand envoyer le mail de notification

Le module propose 2 modes d’envoi du mail de notification à la seconde étape :

• Envoi d’un mail à chaque fois qu’un répondant valide le formulaire : Send on form submit
• Envoi d’un mail à une heure précise : Send on a timer. Précisez alors la récurrence d’envoi du mail (chaque jour, semaine, mois… ainsi que l’heure souhaitée)

Cliquez dans la zone grise à proximité d’une des options pour l’activer et passer à « On ». Cliquez ensuite sur Next – Templates and send conditions.

Créer un modèle de mail à envoyer

L’étape suivant consiste à créer un modèle de mail à envoyer nommé template. Par défaut, le module vous propose un nouveau modèle nommé template 1. Celui-ci permet de sélectionner l’ensemble des champs correspondant aux réponses de votre formulaire. Vous pouvez renommer ce nom si vous le souhaité.

Cliquer sur Save template settings puis sur Edit templates pour personnaliser le contenu du mail de notification.

Envoyer automtiquement le contenu d’un formulaire Google à l’administrateur

La dernière étape consiste à créer les éléments présents dans le mail de notification. Indiquez votre adresse mail dans la zone To. Complétez éventuellement les zones CC (copie) et BCC (copie cachée conforme) si nécessaire. Ajouter un objet à votre mail dans la zone Subject.

Placez-vous enfin dans la zone Body correspondant au contenu de votre message. Associer les champs correspondant aux réponses de votre formulaire situées à droite de l’assistant (Add merge tags) en cliquant dessus. Vous pouvez sélectionner uniquement les champs correspondant aux réponses que vous souhaitez afficher dans le mail. Il est possible d’ajouter un texte libre également.

Pour visualiser le résultat, cliquez sur Preview this. Pour valider définitivement le mail de notification, cliquez sur Preview and send all. Vous recevrez à présent automatiquement les réponses de votre formulaire lorsqu’un répondant le valide.

Envoyer automatiquement le contenu du formulaire Google au répondant

Le module permet également de la même manière d’envoyer au répondant d’un formulaire Google ses réponses par mail. Il convient au préalable de créer une question obligatoire contenant l’adresse e-mail du répondant lors de la création du formulaire.

Créez un nouveau modèle. Depuis la feuille de calcul, cliquez sur le menu Modules complémentaires > FormMule – Email Merge Utility > Setup > Set # of email template(s) and send conditions.

Ajoutez un nouveau modèle en sélectionnant 2 dans la liste. Pour faciliter l’utilisation de vos modèles, vous pouvez les renommer. Cliquez sur Save template settings puis sur Edit templates pour personnaliser le contenu du mail de notification.

Sélectionnez le modèle à personnaliser (dans notre cas celui nommé Mail répondant) dans la liste déroulante. Complétez la zone To avec le champ Adresse e-mail correspondant à la réponse de notre formulaire ou l’internaute a saisi son email. Complétez ensuite les champs suivants comme souhaité. Validez enfin par Preview and sent all.

Chaque internaute recevra alors automatiquement par mail les réponses saisies dans votre formulaire Google. Ce modèle peut également être utilisé pour simplement indiqué au répondant que le formulaire est correctement saisi.