Google Drive, gérer les données des feuilles de calcul : tri, filtre et validation

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Dans un tutoriel précédent, créer un formulaire en ligne avec Google Drive, nous avons vu qu’une feuille de calcul était automatiquement créée pour récupérer les réponses d’un formulaire. Nous allons à présent étudier les fonctions de Google Drive permettant d’exploiter ces données. De nombreuses fonctions tirées du tableur Excel sont présentes sur les feuilles de calcul Google Drive.

Trier les données

Les données présentes dans une feuille de calcul Google Drive peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant. Il convient au préalable de sélectionner la plage de cellule à trier. Pour sélectionner tout le tableau, cliquez sur le coin en haut à gauche de la feuille (carré gris).

Une fois les cellules sélectionnées, ouvrez le menu Données > Trier la place. L’option Données avec ligne à en-tête permet de préciser la présence de titre de colonne.

Choisissez ensuite l’ordre de tri, croissant ou décroissant plus cliquez sur Trier.

Filtrer les données

Google Drive permet d’analyser les données d’une feuille de calcul à l’aide de fonction de filtrage. Ainsi, il est possible de faire ressortir uniquement les lignes dont un champ est commun. Activez le filtrage depuis le menu Données > Filtrer. Une flèche s’ajoute alors à droite de chaque entête de colonne.

Cliquez sur une des flèches d’entête. Google Drive propose la liste des réponses présentes pour cette colonne. Le fait de sélectionner une des réponses permet d’afficher à l’écran uniquement les lignes contenant le même contenu. On peut également sélectionner plusieurs données simultanément.

Dans l’exemple ci-contre, nous avons sélectionné la donnée « Rocheservière ». Seules les lignes contenant ce résultat s’affiche à l’écran.

Validation des données

Cet outil permet de contrôler le contenu des données saisies dans une cellule. Ainsi il est possible d’empêcher la saisie de contenu qui ne respecte pas de critères définis. Sélectionnez la cellule concernée et ouvrez le menu Données > Validation pour accéder à cette fonction.

La validation des données à partir d’une plage de cellule. Pour cela, saisissez les contenus autorisés sur une partie de la feuille ou mieux sur une autre feuille de calcul séparée. Ainsi sous forme de menu déroulant, seuls les contenus présents dans la plage pourront être saisis. Le bouton Supprimer la validation permet d’effacer cette fonction de la cellule.

La validation des données à partir d’une liste d’éléments. Il s’agit du même principe que précédemment, les données autorisées sont directement saisies dans une liste.

La validation des données par Nombre, Texte ou Date. Elle permet de préciser des contenus en fonction de critères définis.

Remplir automatiquement des plages de cellules

Cette fonction permet de recopier plusieurs fois une même information dans des cellules proches. Pour l’utiliser, commencez à saisir 2 ou 3 données de la liste. Sélectionnez ces cellules et utilisez la poignée de recopie représentée par un carré bleu en bas à droite de la dernière cellule. Glissez jusqu’à la cellule désirée.

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27 réponses

  1. M.. Esnault dit :

    Bonsoir,
    J’ai finalement résolu mon problème concernant la formule INDEX que vous m’aviez conseillée.
    Donc tout fonctionne et je vous en remercie.
    Cordialement.

  2. Romain dit :

    Bonjour,
    En effet il n’est pas possible d’insérer des formules de calcul au risque de les voir supprimées en cas de nouveau formulaire validé. Il existe tout de même une méthode :
    – Créer une deuxième feuille de calcul dans un nouvel onglet
    – Récupérer automatiquement tout le contenu de la feuille recevant les réponses à l’aide d’une formule du type A1=index(‘Réponses de formulaire’!$A$2:$A$2000;A1;1) Celle-ci vous permet de récupérer cellule par cellule le contenu de la feuille de réponse
    – Effectuez vos formules depuis cette feuille,
    Cdlt

  3. M.. Esnault dit :

    J’ai crée un formulaire avec feuille de calcul pour réception des réponses, là tout fonctionne parfaitement. Mais à partir des réponses reçues sur la feuille de calcul, j’ai voulu établir un tableau de classement avec des formules de calcul ( entre autre fonction: SI, RECHERCHEV, GRANDE.VALEUR) et depuis à chaque saisie sur le formulaire toute la ligne de réception, y compris les formules de calcul disparaissent.
    Auriez vous une solution à mon problème?, merci;

  4. Miranda Gouin dit :

    Bonjour, j’aimerais pouvoir trier le résumer des réponses par la réponse de ma première question. Par exemple ; nous voulons savoir de quel école nos répondant ils sont. Et à partir de cette question nous aimerions pouvoir avoir un résumer des réponses pour chacune des écoles.

    Est ce possible?

  5. Thomas dit :

    Bonjour,

    Il me semble qu’il n’y a plus d’activité ici depuis plus d’un an mais je tente quand même de poser ma question vu que je ne trouve pas de solution :
    J’ai un formulaire qui recense des numéros d’identifications uniques et des numéros de téléphones de fournisseurs. J’ai déjà les numéros uniques mais pas les numéros de téléphone.
    J’aimerai donc transmettre ce formulaire aux fournisseurs afin qu’ils indiquent leur numéro et leur adresse mail. Dans le sheet correspondant à ce formulaire j’ai déjà inscrit tous les numéros uniques, j’aimerai qu’à chaque saisie d’un fournisseur, si il saisie le bon numéro unique, seul le numéro de téléphone se remplisse (et non pas que cela écrase le numéro unique).

    Je ne sais pas si j’ai bien réussi à m’exprimer mais si jamais vous passez par là et que tout cela vous parle un peu, je ne cracherai pas sur un peu d’aide :D.

    Merci par avance,
    Cordialement,
    Thomas le galérien.

  6. Sylvain dit :

    Bonjour,

    J’ai créer un questionnaire et dans le fichier réponse j’ai écrit des formules permettant d’interpréter les résultats d’une ligne de réponses. Mais lorsqu’une nouvelle réponse arrive, celle-ci crée une nouvelle ligne et ne bénéficie pas des formules. Je suis donc obligé de copier mes formules et de les recoller sur la nouvelle ligne. Comment faire pour que quand une nouvelle réponse arrive, je n’ai pas besoin de faire cette manip supplémentaire ?

    Merci beaucoup de votre aide.

    Sylvain.

  7. André dit :

    je voudrais savoir comment débloquer un tableur exel.? je n’arrive plus à mettre des données dans les cellules, Si par exemple je veux mettre 2 ma cellule sélectionné e descant de 2 cellules merci si quelqu’un peut me guider.

  8. NICOLETTA dit :

    Bonjour,
    Je suis en train de réaliser un questionnaire pour l’étude quanti de mon mémoire. Le problème qui se pose est que selon certaines filtres le questionnaire se divise en 4 questionnaires différents ( selon la cible). Ma demande est comment je peux faire pour pouvoir traiter les données recueillis? J’ai fait un test avec toutes les possibilités de cible mais bien évidement la lecture du ficher excel n’est pas facile et je ne sais pas comment pouvoir exporter les donnés surtout pour les questions en commun avec les différents cibles.
    J’espère d’avoir été plus au moins claire. Merci pour votre aide!

  9. Romain dit :

    Bonjour,
    Oui il est possible de trier les doublons en triant la colonne concernée puis à l’aide d’une formule de calcul du type =SI(A1=A2; »doublons »; » »)
    Cordialement,

  10. Romain dit :

    Bonjour,
    Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle comme dans Excel : http://jemeformeaunumerique.fr/2014/01/20/excel-2010-les-bases-du-tableur/
    Cdlt

  11. Monsieur Tout le monde dit :

    Bonjour,

    est-ce que quelqu’un saurait comment faire dans le tableur pour surligner en jaune automatiquement un mot?
    par exemple je veux que le mot « fleur » dès que je le rentre dans une ligne se mette en jaune.

    merci

  12. louer dit :

    Bonjour,

    Il y a t-il un moyen de trier les doublons ?
    merci beaucoup.

  13. Stéphane dit :

    Bonjour
    Nous avons crée en collaboration un formulaire (privé) qui nous remplit automatiquement un tableau de résultat (réservations)
    Tout fonctionne bien, sauf que :
    Je sélectionne une colonne (entière) je demande par exemple GRAS, CENTRÉ, NOIR,… toutes les données de cette colonne changent, ok ! Mais quand un nouveau résultat arrive (nouvelle ligne), la mise en forme demandée n’est plus respectée dans cette colonne et pour cette ligne-là… Quelqu’un aurait-il une astuce? (même problème sur tous les ordis des collaborateurs)
    Merci !

  14. bourasseau dit :

    bonjour
    Sur un tableau google est-il possible de centrer le contenu d’une cellule sur la hauteur de celle-ci?
    de même, peut-on sur un formulaire imposer la saisie d’un nom en majuscule? et d’un prénom avec l’initiale en majuscule et le reste en minuscule?
    merci

  15. Romain dit :

    Bonjour,
    Il n’est pas possible de limiter le nombre de réponses pour le moment,
    Cdlt

  16. Romain dit :

    Bonjour,
    La page « afficher le résumé des réponses » ne permet pas de filtrer les résultats. Pour effectuer cette manipulation, filtrez vos résultats directement dans la feuille de calcul et créer manuellement un graphique depuis cette même feuille de calcul. Vous pouvez consulter ce tutoriel pour plus d’information : http://jemeformeaunumerique.fr/2013/10/15/tutoriel-google-drive-gerer-les-donnees-des-feuilles-de-calcul-tri-filtre-et-validation/

  17. fabre dit :

    AU SECOURS !!!
    j ai un formulaire avec 800 reponses nationales.
    Je ne veux que les réponses du département 02.
    Je sais faire un filtre et obtenir que les réponses du 02
    Mais quand je fais « afficher le résumé des réponses » je n ai pas le résumé des réponses du 02, j ai à nouveau TOUT 🙁
    désolée de vous embeter… j espere etre claire…
    Je veux une analyse des données (camemberts et tout) mais que pour les communes du 02 !!
    Merci d avance !

  18. itachi dit :

    Bonjour,

    Je me demande s’il y a un moyen de limiter le nombre de réponse par formulaire.
    je veux faire un formulaire d’inscription et je ne prendre que les 10 premières réponses.
    Y-t-il un moyen pour le faire ?Je sais désactivé le formulaire manuellement et ce n’est pas ce que je cherche

    Merci d’avance

  19. Fred dit :

    Salut,
    j’ai par mégarde modifiée une rangée complète de la feuille de calcul qui collecte les réponses des gens qui répondent à un de mes sondages. Je peux voir la rangée avant sa modification dans l’historique du document. Y a-t-il moyen de réimporter les données originales dans le document actuel?
    Merci

  20. vilhem dit :

    Avec drive sur PC, je crée des listes déroulantes qui ne paraissent pas sur le drive androïd. Y a t-il une solution à ce problème ?

  21. Romain dit :

    Bonjour,
    La seule solution est de déplacer la feuille de calcul du mois en cours en première position.
    Cordialement

  22. da silva dit :

    Bonjour,
    Nous avons créé un tableau avec un onglet par mois dans le drive, que chacun peu remplir ; le problème est que le tableau s’affiche toujours avec le 1er onglet « septembre » alors que nous sommes en décembre, si on ne fait pas attention, on se trompe d’onglet.
    Y a t il un moyen de sélectionner le mois en cours sans qu’il ne revienne au départ à chaque ouverture du tableau ?
    Merci pour votre aide
    Marie

  23. Romain dit :

    Bonjour,
    Effectuez une copie de la feuille en question pour conserver les dernières données enregistrées. Pour revenir en arrière sur la feuille originale, dans le menu fichier > Consulter l’historique des révisions et choisir la date souhaitée,
    Cordialement,

  24. Amandine dit :

    Bonjour, j’aimerais savoir comment récupérer une colonne de perdu qui date d’une semaine, svp. ou de revenir à une date antérieur, mais en laissant le travail fait dessus. j’explique, je suis au travail, mon boss est en vacances, il revient mercredi, et sachant que je suis en télépro, nous avons des codes couleurs sur chaque ligne du ficher, je voudrais les garder, mais récupérer la colonne perdue. je voudrais retrouver cette colonne avant qu’il revienne de vacances. comment faire???

    HELPPPP !!!!

    merci d’avance

  25. Romain dit :

    Bonjour,
    La fonction « afficher le résumé des réponses » prend automatiquement l’ensemble des réponses de la feuille de calcul et cette fonctionnalité ne permet pas le filtre. Par contre il est possible depuis la feuille de calcul de créer un tableau croisé dynamique afin d’effectuer des statistiques sur une réponse uniquement. N’hésitez pas à consulter ce tutoriel pour obtenir plus d’information : http://jemeformeaunumerique.fr/2013/11/18/tutoriel-creer-des-tableaux-croises-dynamiques-sur-google-drive/

  26. Antoine dit :

    Bonjour,

    Je suis actuellement entrain de faire une étude quanti pour mon mémoire. Dans cette étude je compare la France et le Québec, je voudrai faire ressortir uniquement les réponses françaises dans un premier temps pour analyser, j’ai donc cliquer sur « trier », coché de sorte que ça me donne uniquement les réponses françaises. Seulement quand je clique sur « Afficher le résumé des réponses » ça n’en tient pas compte ! ça me remet le résumé des réponses françaises et québécoises… Comment faire svp pour afficher le résumé réponses en tenant compte du trie ?

    Merci beaucoup,

    Antoine

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