Il peut parfois être intéressant d’envoyer simultanément un mail personnalisé à un grand nombre de contacts. Google propose à travers ses services Gmail, Google Sheets et d’une extension, de réaliser gratuitement et automatiquement ce mailing.

Le principe consiste à rédiger un e-mail depuis Gmail, puis de créer une base de données (liste de champs) complétée. L’extension Yet Another Mail Merge se charge du reste !

Comme prérequis, vous devez simplement disposer d’un compte Google. A noter, l’extension permet dans sa version gratuite un envoi à 50 destinataires maximum par jour.

Créer une nouvelle feuille de calcul Google Sheets

Il s’agit dans un premier temps de créer une nouvelle feuille de calcul qui contiendra la liste des données permettant de personnaliser nos mails. Commencez par vous connecter à Google Drive à l’aide de vos identifiants Google : https://www.google.com/intl/fr_fr/drive/. Une fois connecté, créez une nouvelle feuille de calcul pour insérer vos données en cliquant sur Nouveau puis Google Sheets.

Renommez votre feuille de calcul afin de l’identifier facilement dans Google Drive. Pour cela, cliquez sur Feuille de calcul sans titre en haut à gauche pour modifier le texte comme souhaité.

Télécharger l’extension Yet Another Mail Merge

L’application Yet Another Mail Merge est une extension permettant de générer le publipostage entre Gmail et Google Sheets.

Cliquez sur le menu Modules complémentaires puis Télécharger des modules complémentaires.

Dans la zone de recherche des modules, indiquez le nom de l’extension puis cliquez sur la loupe pour retrouver l’extension. Cliquez enfin sur Gratuit pour ajouter l’extension à la feuille de calcul.

Consultez puis acceptez les autorisations nécessaires en cliquant sur Autoriser.

Une fois l’application installée, celle-ci vous indique que la feuille de calcul ne contient aucune donnée. L’extension invite à importer les contacts de votre compte Gmail en cliquant sur Import Google Contacts ou à créer les champs nécessaires à la saisie de vos propres contacts : No Thanks, I’ll add myself !

Nous choisissons la deuxième solution afin de créer une nouvelle liste de contacts.

Des champs de données sont ainsi automatiquement ajoutés à la feuille de calcul. On retrouve notamment l’adresse mail (Email Address), le prénom (First Name), le nom (Family Name) et un champ nommé Exemple. La colonne Merge status indiquera l’état du mail une fois envoyé.

Vous pouvez renommer toutes les colonnes sauf celle nommée Email Address, auquel cas le mailing ne pourra fonctionner.

En fonction de vos besoins, vous pouvez tout à fait ajouter d’autres colonnes de champ si nécessaire. Dans notre exemple, nous souhaitons envoyer des invitations personnalisées. Nous ajoutons donc les colonnes, lieu, date et heure. Nous complétons ensuite notre liste d’invités.

Créer un nouvel e-mail depuis Gmail

La base de données étant correctement renseignée, nous allons à présent accéder à Gmail pour créer notre mail d’invitation type. Accédez à Gmail et créer un nouveau message. Dans notre exemple, nous renseignons les zones inconnues à l’aide des noms de champs de notre feuille de calcul. Ces champs sont saisis manuellement à l’aide de balises $ et % et seront ensuite automatiquement complétés lors du publipostage par les données présentes dans notre feuille. Nous laissons la zone Destinataires vierge.

Vous pouvez à présent fermer ce mail qui sera automatiquement sauvegardé dans le dossier Brouillons de Gmail.

Lancer l’extension Yet Another Mail Merge

Retournez ensuite dans la feuille de calcul et démarrez l’application de publipostage depuis Modules complémentaires > Yet Another Mail Merge > Publipostage.

Comme indiqué précédemment, l’extension existe en version payante et gratuite. La version gratuite est limitée à l’envoi de 50 mails par jour. Cliquez sur Continue pour utiliser cette version.

L’étape suivante consiste à sélectionner le mail sauvegardé dans les brouillons Gmail et d’indiquer le nom de l’expéditeur. La case à cocher Traquer les mails ouverts permettra de compléter la colonne Merge Status afin d’obtenir l’état de lecture de chaque message envoyé. A noter que l’extension propose une galerie de modèle d’email en cliquant sur Get Templates. Cliquez sur Envoyer les emails pour démarrer le publipostage.

L’application envoie automatiquement les messages aux destinataires indiqués dans chaque ligne.

Chaque destinataire reçoit ensuite le message avec les champs complétés correspondants.

Consulter le rapport d’envoi des messages

Un rapport d’envoi s’affiche sur votre feuille de calcul. Celui-ci indique le nombre de mails ouverts par les destinataires (Opened), ceux cliqués si vous avez inséré des liens hypertextes dans votre message (clicked) et ceux envoyés (sent). C’est un excellent moyen pour suivre l’état de votre publipostage.

La colonne Merge Status de votre feuille de calcul indique également l’état des mails :

• Email_sent: message envoyé
• Email_opened: message ouvert

Un survol d’une cellule affiche l’heure d’ouverture du mail.

Pour ouvrir de nouveau le rapport d’envoi, cliquez sur Modules complémentaires > Yet Another Mail Merge > Ouvrir le rapport de suivi.

Le plugin Yet Another Mail Merge couple aux feuilles de calcul Google Drive et la messagerie Gmail permet de disposer d’un outil de publipostage très facilement exploitable et professionnel. L’importation des contacts présents dans le carnet d’adresse Gmail s’avère également très appréciable. Un atout complémentaire pour la suite Google.