Google propose à travers son service Google Drive (service de stockage et de partage de fichiers en ligne) un outil pratique permettant de créer des formulaires. Questionnaire de satisfaction, formulaire de contact, formulaire de réservation, formulaire de sondage sont facilement réalisables grâce à Google Formulaire. L’utilisation de ce service Google nécessite au préalable la création d’un compte Google.

Une fois le formulaire créé, il est possible de recueillir les résultats dans une feuille de calcul Google Sheets. Il est également possible de recevoir un mail contenant les réponses lors de chaque validation du formulaire ou encore de fermer automatiquement un formulaire en fonction du nombre de réponses reçues. Enfin, le formulaire peut être partagé ou encore affiché sur un site Internet.

Retrouvez également notre tutoriel sur la création de formulaire Google avec la nouvelle interface Google Forms.

Créer un formulaire à partir de Google Drive

Pour créer un formulaire, vous devez vous rendre sur Google Drive et vous identifier avec un compte Google : https://drive.google.com

L’interface Google Drive s’affiche à l’écran. Cliquez sur le bouton Nouveau en rouge à gauche de l’écran puis créez un nouveau formulaire en sélectionnant Plus et Google Forms.

La fenêtre de conception du formulaire s’affiche. Ce nouveau formulaire s’ajoute automatiquement à votre liste de documents dans Google Drive.  La première étape consiste à indiquer un titre et une éventuelle description à votre formulaire. Un exemple de question est créé par défaut, vous pouvez bien sur la modifier.

Conception de formulaire

Pour chaque type de question, vous pouvez compléter l’intitulé, un texte d’aide et cocher la case pour rendre la saisie de la question obligatoire. A noter, une zone nommée Paramètres avancées permet de contrôler le contenu des réponses (ex : obliger la saisie d’un e-mail ou d’un contenu au format texte). Le bouton Ajouter un élément permet de créer une nouvelle question. Chaque question peut également être dupliquer si la mise en forme est identique.

Les différents types de questions

Plusieurs types d’éléments peuvent être ajoutés à votre formulaire.

Insérer des éléments de type simple

Les questions de type texte. Le champ de saisie de la réponse sera court (nom, prénom…) Une étoile rouge sur le formulaire en ligne indique à l’internaute que la réponse est obligatoire.

Les questions de type texte de paragraphe. La réponse attendue est plus longue, l’internaute peut ajouter un texte plus complet. 

Les questions à choix multiples. L’internaute peut choisir une seule réponse parmi une liste donnée.

Les cases à cocher. L’internaute peut choisir plusieurs réponses parmi une liste proposée. A noter, la possibilité d’ajouter une proposition Autre permettant un texte libre.

Les questions de type Sélection dans une liste. L’internaute peut choisir une réponse dans une liste proposée. 

Insérer des éléments de type complexe

Les questions de type échelle d’évaluation. Ces questions permettent à l’internaute d’indiquer sa préférence sur une échelle comprise entre plusieurs nombres.

Les questions de type Grille. Elles permettent de regrouper des questions similaires dans une grille compacte.

Les questions de type Date. L’internaute peut sélectionner une date dans un calendrier ainsi que préciser une heure.

Les questions de type Heure. L’internaute peut sélectionner une heure dans une journée et ou choisir une durée.

Insérer des éléments de type mise en page

Les entêtes de sections. Elles permettent de diviser un formulaire par thème.

Les éléments de type Saut de page permettent de créer une nouvelle page sur le formulaire.

Il est possible à partir de l’élément Image d’insérer une image dans votre formulaire pour améliorer sa présentation. Celle-ci peut être importée depuis votre ordinateur, le web ou Google Drive.

L’élément Vidéo permet d’insérer une vidéo dans votre formulaire, soit en faisant une recherche sur YouTube soit en indiquant son adresse. Comme une image, une vidéo peut être redimensionnée.

Modifier l’ordre des questions

L’ordre des questions peut être modifié par un simple cliquer glisser avec la souris.

Valider les réponses d’un formulaire

L’outil Google Formulaire permet de s’assurer des réponses fournit par les internautes en terme de nombre ou de texte. Par exemple, vous demandez l’e-mail d’une personne, la réponse sera obligatoirement du type xxxxx@xxx.xx. Cette option est disponible pour les éléments suivants : texte, texte de paragraphe, case à cocher. Plus d’info ici : http://goo.gl/AbvS8X.

Les validations de type nombre

Puis celles de type texte

Enfin, les validations de type expression régulière

Créer des questions spécifiques en fonction d’une réponse

Il est possible d’afficher une liste de questions propre à l’une des réponses choisies dans un formulaire. Pour cela, il faut au préalable créer une nouvelle page en cliquant sur Ajouter un élément > Saut de page. Nommez votre page et ajoutez vos questions. En fonction d’une réponse donnée sur la page 1, la page 2 s’affichera.

Créez ensuite une question à choix multiple qui définira la suite à donner au formulaire. Positionnez cette question dans votre formulaire en page 1. Ce type de question permet de choisir une page spécifique de votre formulaire en fonction de la réponse. Pour une réponse donnée, cochez Ouvrir une page en fonction de la réponse et indiquez le nom de la page souhaitée.

Modifier le thème du formulaire

Cette option vous permet de changer le rendu graphique de votre formulaire parmi une liste de thème proposée par Google. Pour ce faire, cliquer sur le bouton Changer le thème situé en haut de l’écran et sélectionné celui qui vous correspond. A noter qu’il est également possible de personnaliser le thème d’un formulaire en cliquant sur Personnaliser (image d’en-tête, police, taille, couleur de fond…) Un tutoriel complet vous indique comment procéder.

Modifier la confirmation du formulaire

Cette option permet de modifier le texte affiché lorsque l’internaute aura envoyé le formulaire. Cette zone est située en bas du formulaire. Indiquez le texte souhaité. Les cases à cocher permettent de montrer aux internautes un récapitulatif de l’ensemble des réponses saisies dans votre formulaire, d’afficher un lien pour compléter à nouveau le formulaire ou de permettre aux internautes de corriger leurs réponses.

Insérer un formulaire sur un site Internet

Il est possible de récupérer un code vous permettant d’insérer le formulaire dans votre site Internet ou Blog. Pour cela, cliquez sur Fichier > Intégrer. Dans la fenêtre qui s’affiche, recopiez le code indiqué et coller le dans une page de votre site en mode source. 

Partager le formulaire

Pour permettre à un internaute ne disposant pas d’un compte Google de pouvoir répondre au questionnaire, cliquer sur Afficher le formulaire en ligne, copiez le lien de la page qui s’affiche et partager le par e-mail (l’accès au formulaire en ligne peut également se faire depuis la feuille de calcul contenant les réponses à partir du menu Formulaire > Afficher au formulaire en ligne)

A noter que la fonction « N’autoriser qu’une seule réponse par personne (connexion requise) » doit être décochée pour que les utilisateurs sans compte Google puissent répondre au formulaire, auquel cas, seuls les utilisateurs connectés avec un compte Google auront accès au formulaire.

Bloquer la saisie de réponses au formulaire

En cliquant en haut du formulaire sur Accepter les réponses, il est possible de bloquer temporairement l’accès à la saisie des réponses au formulaire. Un bouton N’accepte pas les réponses permet de ré-ouvrir l’accès aux réponses. Une zone de texte permet d’indiquer à l’internaute pourquoi le formulaire n’est pas accessible.

Consulter les réponses depuis le formulaire

Il est possible de consulter les réponses directement depuis l’outil de conception du formulaire à partir du menu Réponses > Résumé des réponses. Une page s’affiche alors avec les graphiques, contenus des réponses et pourcentage. Ce contenu est figé est il n’est pas possible de modifier les graphiques manuellement. Il est possible de générer des graphiques personnalisés depuis la feuille de calcul Google Sheets ou sont répertoriées les résultats.

Consulter les réponses depuis une feuille de calcul Google Sheets

Google propose de créer une feuille de calcul pour recevoir les réponses (type excel). Celle-ci sera liée au formulaire. Pour chaque réponse, une ligne de la feuille de calcul sera complétée. Pour créer la feuille contenant les réponses de votre formulaire, cliquer en haut de l’écran sur Afficher les réponses (ou à partir du menu Réponse). 

Une fois la feuille de calcul créée, vous pouvez y accéder depuis le bouton Afficher les réponses ou directement depuis Google Drive. Ainsi, chaque ligne de la feuille de calcul contient une réponse complète au formulaire. Puis, chaque colonne correspond à une question du formulaire. La première colonne nommée horodateur est automatiquement créée. Elle affiche la date et l’heure d’envoi du formulaire. Vous pouvez ainsi mettre en forme la feuille de calcul comme vous le souhaitez ou encore exporter les résultats au format Excel depuis le menu Fichier > Télécharger au format.

Les données du fichier de réponses peuvent être traitées comme un fichier excel. Il est possible de créer des tableaux croisés dynamiques, d’effectuer des tris, filtres et validation, de créer des graphiques et même des graphiques géographiques.

Recevoir un e-mail à chaque saisie du formulaire

Il est possible de recevoir un mail lorsqu’un internaute complète le formulaire. Ainsi vous êtes prévenus à chaque nouvelle réponse saisie. Pour cela depuis la feuille de calcul, cliquez sur le menu Outils > Règles de notification. Complétez ensuite la fenêtre comme ci-contre. Vous recevrez ensuite un mail contenant un lien vers la feuille de calcul contenant la nouvelle réponse. A noter qu’il existe une fonction complémentaire permettant de recevoir les réponses d’un formulaire. Consultez notre tutoriel Recevoir le contenu d’un formulaire Google par mail et notifier le répondant.

Afficher le formulaire en ligne

Un bouton du même nom est présent dans la zone supérieure du formulaire pour visualiser le formulaire tel qu’il s’affichera pour l’internaute.

Conclusion

La conception de formulaire à l’aide de Google Forms s’avère très intuitive et efficace. L’utilisation de modules complémentaires (accessible dans la barre de menu dans la conception du formulaire), permet d’ajouter certaines fonctionnalités complémentaires. Il est notamment possible de définir une date limite ou un nombre limite de répondant ou encore de compléter un agenda Google depuis un formulaire Google Forms. Les thèmes des formulaires peuvent également être personnalisés. Enfin avec la dernière interface de création de formulaire Google Forms, il est possible d’insérer directement ces modules complémentaires depuis le formulaire.