Présentation et mise en application du module complémentaire pour les feuilles de calcul Google Drive nommé Add Reminders. Ce module permet à partir d’une liste de tâches décrites dans une feuille de calcul de notifier un ou plusieurs contacts par mail en fonction d’une date indiquée dans une colonne.

Cet outil couplé aux fonctions de collaboration proposé par Google Drive facilite le suivi d’un projet. Il peut être utilisé dans de nombreux cas :

• Suivre un projet et recevoir des notifications en fonction d’échéances prévues
• Suivre les délais de factures à payer
• Recevoir des rappels quant aux échéances de contrats engagés en cours
• Planifier des rappels de clients à contacter
• Gérer des délais depuis les réponses d’un formulaire Google Drive

Installer le module Add Reminders

Identifiez-vous sur Google Drive et créez une nouvelle feuille de calcul.

Dans la feuille de calcul, cliquez sur le menu Modules complémentaires puis sur Télécharger des modules complémentaires.

Dans la zone de recherche, saisissez add reminders puis cliquez sur Gratuit pour installer le module.

Acceptez les autorisations requises pour utiliser le module en cliquant sur Autoriser.

Créer le contenu de la feuille de calcul

Complétez ensuite votre feuille de calcul avec le contenu souhaité en indiquant une date dans au moins une colonne. Le module utilisera cette date pour envoyer le rappel à l’adresse mail du compte Google. Vous pouvez éventuellement prévoir une colonne contenant les adresses mails d’autres contacts à notifier, celle-ci est facultative. Séparez les adresses par des points virgules si vous souhaiter en notifier plusieurs.

Vous pouvez ensuite créer autant de colonne que souhaités. Pour chaque notification, vous recevrez par mail le contenu complet d’une ligne quelque soit le nombre de colonnes.

Attention à respecter le format de date pour que le module puisse fonctionner correctement. Vous pouvez éventuellement modifier celui-ci dans le menu Format > Nombre > Date.

Paramétrer le module Add Reminders

Une fois le contenu de votre feuille ajouté, cliquez sur le menu Modules complémentaires puis sur Add Reminders et enfin sur Set up / Edit reminders.

Le module s’exécute ensuite sur la droite de l’écran. Cliquez sur le + à côté de Add Reminders pour ajouter un rappel.

Vous pouvez enfin ajuster les différents paramètres du module :

• Sélectionnez la colonne contenant les dates à prendre en compte pour le rappel. Par défaut, le module propose uniquement les colonnes contenant des dates.
• Indiquez un nombre ainsi qu’une échéance (heures, jours, semaines, mois, années) et le moment (avant/après) concernant la date sélectionnée.
• La case Notify Me permet d’envoyer la notification à l’adresse mail de votre compte Google.
• La case Nofify email adresses permet envoyer le contenu aux contacts présents dans la colonne contenant les adresses mails vers qui envoyer le rappel. Par défaut, le module ne propose que les colonnes contenant des adresses mail correctes.
• Cliquez enfin sur Done pour valider la mise en place du rappel automatique.

Voici à présent notre module configuré. Dans notre exemple ci-dessous, nous souhaitons être notifiés par mail 3 mois avant la date de fin de contrat et également prévenir les contacts dont l’adresse mail est précisée dans la colonne « contact à prévenir ». Il est possible d’ajouter plusieurs rappels pour une même feuille de calcul.

Exemple d’e-mail de notification

Le module étant correctement paramétré, vous recevrez ainsi que vos contacts automatiquement un mail de notification contenu le contenu de la ligne concernée en fonction de la date indiquée. Le mail contient également un lien direct vers la feuille de calcul.

Dans la feuille de calcul, un commentaire est automatiquement ajouté dans la cellule contenant la date de rappel. Celui-ci est représenté par un triangle noir en haut à droite de la cellule. Placez votre souris sur cette cellule pour voir le commentaire  « reminder_set ». Cette information vous indique que la notification a bien été envoyée.

Modifier ou supprimer un rappel

Vous pouvez modifier un rappel depuis le menu Modules complémentaires > Add Reminders > Set up / Edit Reminders en cliquant sur le rappel correspondant. Cliquez sur la corbeille pour supprimer le rappel concerné. Cliquez sur Add reminders pour ajouter une nouvelle notification.

Le module Add Reminders ajoute une fonctionnalité intéressante aux feuilles de calcul  Google Drive. Il peut également être utilisé en lien avec un formulaire Google pour recevoir automatiquement des rappels en fonction d’une date indiquée dans les réponses, ce afin d’automatiser le processus de gestion d’un formulaire.