Faciliter la gestion des mails avec Inbox by Gmail

Google vient de dévoiler son nouveau système de gestion de messages électroniques nommé Inbox by Gmail. Déroutante lors des premières utilisations, l’interface modifie complètement nos habitudes de consultation de mails. L’objectif étant de facilité la vie au quotidien en ajoutant de nouvelles fonctionnalités aux outils Gmail déjà implémentés. Parmi les principales nouveautés présentées dans ce tutoriel, on peut noter :

• l’affichage des messages par catégorie
• l’affichage de photos ou documents directement dans la liste des messages
• la création de rappels ou tâches
• la mise en attente de message à une heure / date ultérieure

Inbox by Gmail représente donc une nouvelle manière de gérer ses nombreux messages électroniques. Ce nouveau service ne remplace pas Gmail. Vous pouvez consulter les 2 applications simultanément. Les actions réalisées sur une ou l’autre des applications sont synchronisées automatiquement. Inbox n’est pour l’instant proposé que pour les comptes Google gratuits et non pour les comptes professionnels Google Apps for Work.

Obtenir Inbox by Gmail

Cette nouvelle version de la messagerie électronique de Google n’est pour l’instant accessible que sur invitation. Il existe donc 2 moyens de l’obtenir :

• Envoyer un e-mail à inbox@google.com et attendre votre invitation par mail.
• Demander à un ami utilisant déjà Inbox de vous inviter.

Le service Inbox by Gmail est compatible avec les Smartphones ou tablettes sous Android (à partir de la version 4.1) et avec le navigateur Google Chrome.

A noter, après avoir reçu votre invitation, vous devrez installer l’application sur votre terminal mobile pour bénéficier d’Inbox by Gmail sur votre ordinateur, ce à partir du compte Google pour lequel vous avez reçu une invitation. Le mail d’invitation contient un lien pour télécharger l’application. Celle-ci est également accessible ici : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.inbox&hl=fr_FR

Envoyer une invitation à un ami

Vous pouvez envoyer une invitation à un ami directement depuis Inbox en plaçant la souris sur le bouton + rouge en bas à droite puis sur Inviter dans Inbox. Vous disposez par défaut de 5 invitations.

 Premier pas avec l’interface Inbox by Gmail

Inbox by Gmail propose une interface complètement repensée qui diffère énormément de nos habitudes avec Gmail. Certains messages entrant sont automatiquement classés par catégories par Google : réseaux sociaux, voyage, finances, forums, promotions, facilitant ainsi la lecture des autres contenus. Les classiques libellés sont accessibles depuis le menu à gauche de l’écran. Créer un nouveau mail s’effectue depuis le bouton + en bas à droite. Vous trouverez ci-dessous le détail de l’interface.

 Gestion d’un e-mail dans Inbox

Chaque message peut être géré sans être complètement ouvert. En positionnant la souris sur la ligne contenant l’objet s’affiche de nouveaux icônes de raccourcis.

La fonction épingler dans la boite de réception permet de stocker le mail à traiter dans un endroit unique pour le rendre plus visible. Il s’agit ici de prioriser certains messages. Le bouton représentant une épingle en haut à droite permet d’afficher uniquement les mails épinglés, débarrassant ainsi votre boite de réception de tous les autres messages.

L’icône représentant une pendule permet de mettre en attente un message jusqu’à une heure ou date à préciser. Le message disparaît alors de votre boite de réception et ne réapparaît qu’au moment déterminé.

Il est aussi possible de choisir un lieu pour faire apparaître le mail dans votre boite de réception en précisant une adresse.

Le troisième icône permet de marquer le message comme terminé. Dans Inbox, Google nous incite à ne pas supprimer les messages mais plutôt à les archiver. Un clic sur cet icône permet donc d’archiver le mail et le fait disparaître de la boite de réception.

Enfin le dernier icône permet de déplacer le mail vers un libellé, le supprimer ou encore le déclarer comme spam.

 Classement automatique par libellé

La grande nouveauté d’Inbox est l’affichage par libellé dans la boite de réception. Les mails sont ainsi regroupés par thématique et plus facile à traiter. Comme précisé plus haut, Google va automatiquement classés certains messages dans des catégories déjà existantes, il est cependant possible d’ajouter vos propres libellés pour vos messages. Par exemple, si vous recevez souvent des mails associatifs, vous pouvez créer un libellé « association » et y associer certains correspondants. Ainsi les nouveaux messages de ces contacts apparaîtront directement avec ce libellé associé dans la boite de réception.

Pour créer un libellé, dans la zone de droite, cliquer sur Créer… Indiquez un nom au libellé puis cliquez sur Enregistrer.

Inbox vous propose d’ajouter automatiquement des messages à ce nouveau libellé. Cliquez sur Ajouter pour sélectionner les contacts correspondants à ce libellé. Vous pouvez modifier le nom ou supprimer le libellé depuis cet écran.

Déterminez ensuite les filtres vous permettant de retrouver les mails à traiter avec ce nouveau libellé. Vous pouvez effectuer votre recherche par expéditeur, destinataire, objet ou partir de mots contenus dans un message. Plusieurs filtres peuvent aussi être ajoutés. Valider par enregistrer.

Pour terminer, Inbox vous propose d’afficher ou non les nouveaux messages correspondants à ce libellé dans la boite de réception.

Autre option intéressante, il est possible de déterminer le moment souhaité pour recevoir les mails liés à ce libellé, pratique si l’on souhaite reporter la lecture de certains mails. Cliquez sur Fermer.

Votre libellé est à présent fonctionnel. Les prochains messages correspondants aux filtres indiqués seront automatiquement affichés avec le libellé « Association » au moment indiqué.

A noter qu’il est possible de paramétrer les filtres d’un libellé depuis le menu de droite > Paramètres. En plaçant votre souris devant un libellé, vous pouvez ici retrouver une roue crantée pour modifier les filtres d’un libellé et choisir d’activer ou non le regroupement des messages pour chaque libellé.

 Créer des rappels personnalisés

Autre fonction proposée par Inbox qui sort du cadre de la gestion d’une messagerie, la possibilité de créer des rappels personnalisés. Ceux-ci s’afficheront directement dans la boite de réception ou vous seront notifiés sur votre appareil mobile. Cette fonction ne concerne pas les mails, mais bien un contenu que vous choisissez, comme par exemple se rappeler une tâche importante à un moment précis.

Placez la souris sur le + rouge en bas à droite puis cliquez sur l’icône rappel. Indiquez le contenu de votre rappel puis cliquez sur l’icône pendule pour déterminer à quel moment ce rappel s’affichera dans votre boite de réception. Valider par enregistrer. Des options de rappels récurrents sont aussi présentes pour créer des rappels répétitifs. Par défaut, les rappels sont épinglés, vous les retrouver donc depuis l’icône correspondant en haut à droite.

Inbox by Gmail représente une nouvelle alternative pour gérer son flux de messages électroniques. La messagerie n’est plus pensée comme un simple outil de consultation mais bien comme un espace de travail à part entière. Cette nouvelle présentation sous forme de fil d’actualité s’inspire fortement de l’application Google Now, présente sur les terminaux Android. Nul doute que Google devrait continuer à améliorer ce service lorsqu’il sera ouvert à tous.

Un guide d’utilisation complet est disponible en mode collaboration sur Google Drive : https://docs.google.com/document/d/1ftiWWTVIXVBvmvrMB1yXB5eqwyM28xgQOw9naczCI-A/edit#