Fonctions avancées de Gmail : gestion des messages

Ce tutoriel est le deuxième d’une série sur l’utilisation avancée de la messagerie de Google, après avoir étudié les fonctions propres à la rédaction des messages, nous présentons les outils de gestion de mails : archivage, libellés, filtres et recherches.

Archiver les messages

Gmail permet d’archiver les messages dans un dossier nommé tous les messages. Il s’agit de là de mails que vous souhaitez conserver mais faire disparaître de votre boite de réception. Cette action équivaut à classer les messages. L’intérêt est d’éviter d’avoir une boite de réception trop encombrée.

Classer des messages dans des libellés

Les libellés de Gmail sont des sortes de dossier permettant de classez vos messages. Contrairement à un dossier, les messages peuvent être classés dans plusieurs libellés. Les libellés sont propres à chaque compte Google, vous pouvez donc les nommer comme vous le souhaitez : travail, famille, asso, recettes…

Pour créer un libellé, cliquez sur Plus dans la zone de gauche contenant la liste des dossiers puis sur Créer un libellé.

Indiquez le nom souhaité pour votre libellé. Comme des dossiers, les libellés peuvent être imbriqués les uns aux autres. Exemple :

Sports

• Judo
• Tennis
• Hand

Une fois créée, vos libellés s’affichent sur la gauche de l’écran dans l’ordre alphabétique. Si vous souhaitez déterminer un classement spécifique, ajoutez simplement des numéros devant le nom de chaque libellé.

Pour modifier un libellé, placez la souris devant et cliquez sur la flèche noir située à droite du libellé.

Il est possible à partir de ce menu de préciser une couleur pour chaque libellé. Vous disposez également d’options d’affichage de messages. Vous pouvez modifier, supprimer ou créer un sous-libellé.

Pour appliquer un libellé à un message, sélectionnez le mail concerné puis cliquez sur l’icône attribuer le libellé pour sélectionnez le ou les libellés concernés. Cliquez ensuite sur Appliquer.

Gmail vous indique alors que le libellé a été appliqué. Le nom et la couleur du libellé s’affiche à côté du mail. Tant qu’il n’est pas archivé, le mail se situe à la fois dans la boite de réception et dans le libellé concerné.

Il est possible d’appliquer un libellé et d’archiver un message simultanément depuis l’icône Déplacer vers.

Créer des filtres sur vos messages

L’utilisation des filtres permet de faciliter la gestion des messages reçus en vous offrant des possibilités d’archivage automatique, de suppression ou de transfert. Il est possible, par exemple, de classer automatiquement dans un libellé des messages provenant d’un expéditeur précis.

Pour créer un filtre à partir d’un message, sélectionnez le mail concerné puis cliquez sur l’icône Plus et Filtrer les messages similaires.

Les critères du filtre s’affichent. Vous pouvez filtrer vos mails à partir de l’expéditeur, du destinataire, de l’objet ou à partir de mots. Validez votre filtre en cliquant sur Créer un filtre à partir de cette recherche.

L’étape suivante consiste à déterminer les fonctions du filtre. Dans notre exemple, nous allons archiver automatiquement le message et lui appliquer le libellé « Vacances. Cliquez sur Créer un filtre pour valider.

Gmail nous informe aussi qu’il a trouvé 13 messages correspondant à nos critères de filtre. Il est donc possible d’appliquer automatiquement notre filtre sur ces conversations.

La gestion des filtres s’effectue ensuite depuis les paramètres de Gmail. Cliquez sur la route dentée en haut à droite de l’écran > Paramètres > Filtres. Vous pouvez alors modifier ou supprimer vos filtres enregistrés.

Recherche de messages

La fonction première de Google étant la recherche de site Internet, cette fonctionnalité présente également tout son intérêt dans Gmail.

Le champ de recherche situé en haut de l’écran permet de saisir un mot clé. Google propose des suggestions de contenus présents dans vos mails. La recherche s’effectue dans tous les dossiers / libellés hormis la corbeille.

Pour effectuer une recherche dans la corbeille, ouvrez ce dossier et saisissez vos mots clés dans la zone de recherche après in:trash.

La flèche située à droite du champ de recherche permet d’affiner la recherche par expéditeur, destinataire, objet, mots ou encore date.

Certains opérateurs de recherche avancée peuvent également être utilisés dans la barre de recherche. Vous trouverez ici la liste complète des opérateurs disponibles : https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=fr&ref_topic=3394914

Dans un prochain tutoriel, nous étudierons certains outils facilitant l’utilisation de Gmail.