Nous avons souvent évoqué la bureautique en ligne avec le service Google Drive dans nos tutoriels. Ces outils de création et de partage de contenus dans le Cloud sont de plus en plus appréciés.
Microsoft avec son service équivalent nommé Office Online, propose une solution de bureautique en ligne, c’est-à-dire utilisable directement depuis un navigateur Internet. Avec ces 2 services, plus besoin de logiciels installés sur son ordinateur !
La version allégée et gratuite propose les logiciels Word, PowerPoint, Excel, Outlook ou encore OneNote. Il suffit de créer un compte Microsoft pour l’utiliser. Les fonctions de co-création en temps réel rendent l’outil collaboratif. L’ensemble des documents sont stockés dans OneDrive, l’espace de stockage de 15Go proposé par Microsoft.
Nous détaillerons dans cet article les principales fonctionnalités proposées par la suite bureautique Office Online.
Les fonctionnalités Office Online
Nous comparerons dans un prochain tutoriel les différences entre Office Online et Google Drive. Les fonctions sont moins nombreuses que sur les logiciels complets mais les plus courantes sont disponibles. Voici les fonctionnalités proposées par cette suite bureautique :
- Accès gratuit depuis un compte Microsoft
- Accessible depuis un navigateur Internet
- Création de contenus avec Word, Excel, PowerPoint et OneNote
- Stockage de 15Go sur la plateforme OneDrive
- Partage et collaboration en ligne.
- Messagerie électronique avec Outlook
- Gestion de contact et calendrier
Créer un compte Microsoft
Pour utiliser la suite Office Online, vous devez au préalable créer un compte Microsoft. Accédez à la page d’accueil d’Office Online https://office.live.com puis cliquez sur le bouton Mon compte en haut à droite de la fenêtre. Cliquez ensuite sur Inscrivez-vous pour créer un compte.
Complétez ensuite le formulaire pour créer votre compte.
S’identifier sur Office Online
Vous disposez à présent d’un compte pour vous identifier sur Office Online. Revenez sur la page d’accueil et cliquez sur Se connecter. Renseignez votre adresse e-mail et cliquez sur Suivant.
Une nouvelle page d’identification s’affiche. Indiquez à nouveau votre adresse e-mail et mot de passe puis validez par Se connecter.
Présentation des applications en ligne Office Online
Une fois identifié, les différents logiciels en ligne sont accessibles sur l’écran d’accueil Office Online. Cliquez sur l’application de votre choix pour l’ouvrir.
Word Online, l’équivalent de Word pour la création de document texte :
- Mise en forme de texte
- Intégration d’image
- Vérificateur d’orthographe
Excel Online, le tableur Excel en ligne :
- Création de tableau avec formules de calcul
- Création de graphiques
PowerPoint Online, le logiciel de présentation :
- Créer des présentations sous forme de diapositives
- Ajouter des contenus texte, image et liens
OneNote Online, le bloc-notes numérique de Microsoft
- Prendre des notes
- Créer des dessins à main levée
Basculer entre les différentes applications
Pour passer d’une application à une autre, cliquez sur les carrés situés en haut à gauche de l’écran et sélectionnez l’application souhaitée.
OneDrive, l’application pour accéder à l’ensemble des documents en ligne
OneDrive est le service de stockage des applications présentées ci-dessus. Accessible en ligne via les raccourcis, le service peut aussi être utilisé depuis un ordinateur avec le logiciel OneDrive qui permet une synchronisation entre le service et un ordinateur.
Cet explorateur de fichiers en ligne permet d’accéder et de gérer tous vos documents.
Télécharger un document sur son ordinateur
Depuis OneDrive, vous pouvez télécharger un document sur votre ordinateur en le sélectionnant. Cliquez sur la case à cocher en haut à droite du document à télécharger puis sur le bouton Télécharger en haut de l’écran. Le fichier téléchargé est au format du logiciel utilisé (.docx pour du Word…)
Partager un document
Le partage de document entre utilisateurs Microsoft est accessible en sélectionnant le document puis en cliquant sur Partager.
Vous pouvez indiquer les adresses mails des personnes avec qui partager le document ou encore obtenir un lien.
En cliquant sur Les destinataires peuvent modifier le contenu, vous précisez les droits sur le document.
Concurrent direct de Google Drive, Office Online à l’avantage considérable de proposer des services en ligne bien connus du grand public. Cette version gratuite conviendra à tous les internautes qui utilisent les fonctions simples de la suite Office classique et qui ne souhaitent pas investir dans la version payante du logiciel. Nous détaillerons prochainement l’utilisation de chacune des applications présentées dans ce tutoriel.