Découverte du tableur OpenOffice Calc

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Cette séance à pour but de découvrir les fonctionnalités du tableur Calc de la suite bureautique OpenOffice à travers des exercices.

Environnement

Démarrer le logiciel :

  • Menu Démarrer > Tous les programmes > OpenOffice.org > OpenOffice.org Calc
  • Le logiciel ouvre un nouveau classeur vierge.

Arrêter le logiciel :

  • Dans le menu Fichier > Quitter ou Fichier > Fermer ou avec la croix situé en haut à droite de la fenêtre.

La barre de titre (barre bleu en haut de l’écran) :

  • Elle affiche le titre du document
  • Elle permet de : réduire – agrandir – fermer la fenêtre.

La barre de menus :

  • Elle regroupe l’ensemble des commandes exécutable avec Calc.

Les barres d’outils :

  • Dans le menu Affichage > barres d’outils > sélection des barres d’outils,
  • Elles permettent de travailler rapidement grâce aux icônes de raccourcis.

La barre de formule :

  • Elle indique la référence de la (ou des) cellule(s) sélectionnée(s) ainsi que le contenu de celle(s)-ci (texte ou nombre). Elle peut également faire apparaître la formule de calcul.

La fenêtre du classeur

Elle est constituée d’un espace quadrillé et d’une série de nombres et de lettres,

Barre de défilement vertical et horizontal pour se positionner dans le document (ascenseur).

Les feuilles de calcul

Feuilles quadrillées similaires à un tableau vierge, nommé feuille1 (active), un classeur contient par défaut 3 feuilles identiques (pas de limites),

Une feuille de calcul est constituée de colonnes identifiées par une lettre de l’alphabet et de lignes numérotées à partir de 1 (permettent de se repérer), dans une feuille de calcul il y a plus de colonne que de lettres dans l’alphabet (16 millions de cellules)

Le croisement d’une ligne et d’une colonne est appelé cellule,

La cellule active est délimitée par un épais cadre noir qui permet de se situer à l’intérieur de la feuille (pointeur de cellule).

Ouvrir un document existant

Cliquez sur Fichier > Ouvrir ou utiliser les raccourcis dans la barre d’outils Normal,

Sélectionnez le dossier et le fichier dans lequel est enregistrer le document, cliquez sur Ouvrir.

Enregistrer un document

Ne pas oublier d’enregistrer régulièrement son travail,

Menu Fichier > Enregistrer sous, la fenêtre enregistrer sous s’affiche,

Taper un nom du fichier,

Choisir le dossier dans lequel sera enregistré le classeur,

Cliquez sur Enregistrer, les fois suivantes pour enregistrer, il suffit de cliquer sur l’icône enregistrer car nous avons fourni les informations nécessaires dans la fenêtre précédente.

Saisir du texte et des nombres

Pour saisir du texte ou des nombres, placez vous dans une cellule en cliquant dessus avec la souris. Saisissez votre texte et tapez Entrer avec le clavier pour valider le mot (le pointeur de cellule se déplace dans la même colonne, vers la cellule située juste en dessous,

Utilisez les flèches directionnelles (gauche/droite/haut/bas) pour se déplacer,

Les chiffres se placent à droite de la cellule,

Pour corriger une valeur : double cliquez sur la cellule et refrapper votre valeur ou dans la barre de formule de la cellule concernée,

Un clic sur le bouton gauche permet de sélectionner une cellule,

Un double clic permet de modifier directement le contenu de celle-ci.

Se situer dans une feuille de calcul

Utiliser le Zoom (effet loupe à l’écran),

Utilisez la zone Nom en tapant directement la référence de la cellule souhaitée pour y accéder rapidement.

Corriger les erreurs

En cas de mauvaises manipulations ou erreurs, vous pouvez corriger grâce à l’icône Annuler de la barre d’outil Formatage ou Edition > Annuler,

Il est possible de répéter cette action plusieurs fois en annulant des actions dans l’ordre chronologique ou elles ont eu lieu en commençant par la plus récente,

Vous pouvez également rétablir une action : icône ou Edition > Rétablir.

Insérer et supprimer des lignes ou des colonnes

Cliquez sur le bouton droit de la souris sur l’en-tête de la ligne 1, cela a pour effet de sélectionner la ligne et d’afficher un menu contextuel,

Pour insérer une ligne, cliquez sur Insérez des lignes,

Pour supprimer une ligne quelconque, ouvrir le menu contextuel puis Supprimer les lignes,

Ces options sont disponibles à partir du menu Insertion > Ligne ou Colonne,

Vous pouvez modifier la largeur et la hauteur des colonnes et lignes à partir du menu Format > ligne, colonne > hauteur, largeur.

Effectuer une addition

Se situer avec la souris dans la cellule dans laquelle va apparaître la somme,

Celle-ci contiendra la somme de plusieurs nombres situés dans une colonne ou une ligne,

Utilisez le bouton de la barre d’outil formule nommé Somme (permet d’effectuer le calcul des valeurs contenues dans des colonnes ou ligne sélectionnée),

Une fois ce bouton activé, OpenOffice Calc insère la fonction SOMME dans la barre de formule, les cellules sont alors entourées d’une ligne colorée indiquant les nombres à additionner et dans la cellule ou le total va apparaître est distingué le signe =. La formule prend alors la forme suivante =SOMME(A1:A3)

Validez avec le clavier pour faire apparaître le total,

OpenOffice effectue donc le calcul seul, il s’agit cependant de bien vérifier les cellules additionnées pour ne pas fausser le résultat,

Vous pouvez vérifier vos calculs en double cliquant sur la cellule où apparaît le total, les chiffres additionnés apparaissent alors entourées par un trait de couleur.

Effectuer une soustraction

Pour effectuer une soustraction, il n’existe pas d’icône de raccourcis rapide comme pour la somme. Nous devons donc créer la formule,

Placez vous dans la cellule ou afficher le résultat. A l’aide du clavier, taper le signe =

Sélectionnez la cellule pour le premier nombre, tapez ensuite le signe de soustraction – puis sélectionnez la cellule à soustraire, validez par Entrer avec le clavier,

Voici à quoi ressemble votre formule : =A3-A1

Coller une fonction

Toutes les formules de calcul disponibles sont accessibles à partir de l’icône assistant fonction de la barre d’outils Formule,

Les fonctions sont classées par catégorie,

Pour chaque fonction, le tableur vous indique sa formule et sa définition,

Choisissez la fonction Moyenne et cliquez sur suivant,

Cliquez sur l’icône réduire et sélectionner les différents nombres pour calculer la moyenne avec votre souris, valider par OK deux fois.

Mise en forme de cellule

OpenOffice vous permet d’appliquer des attributs aux cellules tels que le nombre, l’alignement, la police, la bordure, les motifs.

Sélectionnez les cellules à mettre en forme,

Dans le menu Format, cliquez sur Cellules,

  • Nombres : permet de déterminer le type de nombre (date, monétaire, pourcentage…)
  • Alignement : position du texte dans la cellule (gauche, droite, centré…)
  • Police : type de caractère, style, taille, couleurs…
  • Bordure : contours des cellules,
  • Arrière-plan : couleurs d’ombrage des cellules,

Toutes ces options sont accessibles dans la barre d’outils Formatage.

Utiliser les feuilles d’un classeur

Par défaut, OpenOffice vous permet d’utiliser 3 feuilles que nous pouvons faire défiler à l’aide des boutons fléchés situés dans la partie inférieure gauche de notre feuille de calcul,

Pour passer d’une feuille à une autre, il suffit de cliquer sur l’onglet de la feuille que vous souhaitez consulter.

Pour ajouter une feuille supplémentaire, cliquez sur le bouton droit de la souris sur une feuille quelconque, un menu vous propose plusieurs options : Insérer, Supprimer, Renommer, et Déplacer ou Copier votre feuille de calcul dans un classeur,

Choisissez Insérer une feuille. Une boite de dialogue apparaît vous proposant ou insérer votre feuille, le nombre et le nom de celle-ci,

Pour donner un titre à l’une de vos feuilles, vous pouvez cliquer sur le bouton droit de la souris puis choisir l’option Renommer la feuille ou bien double cliquer sur la feuille concernée puis taper votre intitulé, et Entrée.

Cliquez sur Supprimer, pour supprimer la feuille de calcul sélectionnée.

Filtrer une base de données

Dans le menu Données, choisissez l’option Filtre puis Autofiltre,

Le tableur ajoute à droite des rubriques une série de boutons de listes déroulantes,

Déroulez la rubrique ville, Calc vous propose toutes les villes que vous avez tapées, cliquez sur Nantes, les données sont filtrées pour afficher uniquement les clients de Nantes.

Imaginons que vous souhaitez savoir quels sont les montants facturés supérieurs à 20 000€, placez-vous dans la colonne facture puis choisissez l’option Standard, choisissez la valeur, est supérieur à (>), tapé la valeur 20 000, OK.

Calc met en évidence les cellules correspondant à votre sélection.

Trier des données

OpenOffice vous permet de trier ou de ranger les fiches dans un certain ordre grâce à deux boutons : tri croissant et tri décroissant,

Dans votre feuille, sélectionnez l’ensemble de vos données, cliquez sur le bouton tri croissant, l’ensemble des fiches sont triées par ordre croissant alphabétiques des villes, (accessible depuis le menu Données > Trier)

Fixer les données

Cela permet de faire défiler vos données en gardant à l’œil vos titres de rubriques,

Sélectionnez la deuxième ligne, cliquez sur le menu Fenêtre > Fixer,

Visualisez les données du bas, vos titres restent apparents.


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