Gmail : utiliser des modèles de mails prédéfinis

L’application de messagerie Gmail permet de générer des réponses standardisées à insérer dans vos mails afin de gagner du temps lors de l’envoi de messages réguliers. Accessibles en activant l’option Réponses standardisées depuis le Labo Gmail, ces modèles peuvent ensuite être réutilisés rapidement pour gagner du temps. Outlook, d’Office Online permet également de générer des modèles de mail.

Activer l’option Réponses standardisées du Labo Gmail

Ouvrez votre compte Gmail puis accédez aux Paramètres depuis la roue crantée en haut à droite.

Acceder aux parametres Gmail

Cliquez sur l’onglet Labo puis recherchez parmi les fonctionnalités expérimentales celle nommée Réponses standardisées. Cochez la case Activer puis Enregistrer les modifications.

Activer la fonctionnalité réponses standardisées

Créer un modèle de message

La première étape consiste à créer un nouveau mail avec le contenu de votre modèle. Cliquez sur nouveau message et insérez le texte souhaité.

Créer le contenu du modèle

A présent, nous allons sauvegarder ce mail en tant que réponse standardisée. Pour cela, cliquez sur la flèche située en bas à droite du mail, puis Réponses standardisées et enfin Nouvelle réponse standardisée.

Enregistrer le modèle

Dans la nouvelle fenêtre de l’écran, indiquez un nom pour votre modèle puis validez par OK. Ce nom sera ensuite repris comme objet de votre message. Votre réponse standardisée est à présent réutilisable ultérieurement. Fermer ensuite simplement votre message. Par défaut, celui devra toujours rester présent dans vos brouillons pour conserver le modèle.

Nommer le modèle

Utiliser un modèle de message

Pour réutiliser un modèle existant, créez un nouveau message. Cliquez sur la flèche en bas à droite du mail, puis sur Réponses standardisées et sélectionnez enfin le nom du modèle enregistré. Son contenu s’affiche automatiquement dans le corps du message et le nom du modèle apparaît en tant qu’objet du message. Il ne vous reste plus qu’à ajouter les destinataires du mail.

Utiliser un modèle enregistré

A noter que vous pouvez supprimer des réponses standardisées en cliquant sur le nom du modèle concernée de la zone supprimer.

Cette fonctionnalité de Gmail permet de créer autant de modèles que vous le souhaitez. N’hésitez pas à l’utiliser pour gérer efficacement des réponses répétitives.